Co to jest wirtualny pokój danych?

Wirtualne pokoje danych — znane również jako pokoje danych online, wirtualne pokoje transakcji lub po prostu VDRy — to cyfrowe platformy, na których można bezpiecznie przechowywać i udostępniać poufne dokumenty.

Na tej stronie dowiesz się więcej o tym:

• jak działają wirtualne pokoje danych
• dlaczego Twoja firma powinna wypróbować wirtualny pokój danych
• jakie są różnice między fizycznymi i wirtualnymi pokojami danych
• jak VDRy różnią się od przechowywania danych w chmurze
• które branże najczęściej korzystają z wirtualnych pokoi danych
• które procesy korporacyjne stają się łatwiejsze dzięki wirtualnym pokojom danych
• jakie są konkretne zalety korzystania z VDRów

Co to jest wirtualny pokój danych? 

Wiesz więc, że VDR to bezpieczna przestrzeń online do udostępniania poufnych informacji. Teraz rozszerzmy tę krótką definicję i dowiedzmy się jak i gdzie działają wirtualne pokoje danych oraz ile danych można w nich przechowywać.

Jak działa wirtualny pokój danych?

Niektóre platformy do pokojów danych znajdują się w chmurze, co oznacza, że ​​znajdują się na serwerach dostawców pokojów danych. Te pokoje danych nie wymagają instalowania żadnego oprogramowania. Aby pracować w swoim wirtualnym pokoju danych, otwierasz przeglądarkę, wpisujesz adres strony VDR i się logujesz.

Inne wirtualne pokoje danych to oprogramowanie, które trzeba pobrać i zainstalować na komputerach lub urządzeniach mobilnych, a czasami na obu. Kiedy musisz pracować w swoim internetowym pokoju danych, otwierasz aplikację i logujesz się.

Po zalogowaniu się do wirtualnego pokoju danych zazwyczaj zobaczysz pulpit wyświetlający twoje projekty oraz powiadomienia o aktywności innych użytkowników. Jeśli jesteś administratorem pokoju danych, możesz wykonywać setki różnych czynności, takich jak:

• przesyłanie nowych plików 
• usuwanie informacji z dokumentu
• odbieranie dostępu użytkownikom
• udostępnianie dokumentów nowym użytkownikom
• przeglądanie raportów analizujących aktywności użytkowników
• oznaczanie dokumentów znakami wodnymi

Jeśli jesteś użytkownikiem wirtualnego pokoju danych, ale nie administratorem, możesz przeglądać foldery i pliki, a także edytować, komentować, drukować i pobierać dokumenty, zgodnie z twoimi uprawnieniami.

To jest podstawa tego jak VDRy działają A gdzie działają? Gdzie dokładnie są przechowywane Twoje dane, gdy przesyłasz je do wirtualnego pokoju danych?

Gdzie wirtualny pokój danych przechowuje moje dane? 

Kiedy przesyłasz poufne pliki do wirtualnego pokoju danych, informacje te są przesyłane na serwery dostawcy pokoju danych i tam przechowywane. Jeśli następnie udostępnisz te pliki współpracownikowi, który pobierze je na swoje urządzenie, Twoje dane będą również zapisane na jego urządzeniu. Jest jednak pewien haczyk: nadal masz nad nimi pełną kontrolę. 

Tak, zgadza się: aby zapewnić bezpieczeństwo danych, większość wirtualnych pokojów danych oferuje administratorom możliwość decydowania, jak długo poszczególny użytkownik może przechowywać dany plik na swoim urządzeniu. Dzięki takim funkcjom, jak zdalne niszczenie i automatyczne wygasanie plików, administratorzy mogą być pewni, że żaden użytkownik nie będzie na stałe przechowywał poufnych dokumentów na swoim komputerze.

Ile danych mogę przechowywać w wirtualnym pokoju?

Wirtualne pokoje danych zostały zaprojektowane tak, aby umożliwić administratorom przechowywanie i udostępnianie dużych ilości danych. Zasadniczo w swoim wirtualnym pokoju danych możesz przechowywać tyle danych, ile potrzebujesz. W praktyce zależy to od tego, na którego dostawcę się zdecydujesz i który plan wybierzesz.  

Większość dostawców oferuje plany z limitem pojemności i droższe plany z nieograniczoną ilością miejsca, dzięki czemu możesz wybrać ofertę, która najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.

Czy moja firma powinna wypróbować pokój danych? 

Jeśli Twoja firma udostępnia lub przechowuje jakiekolwiek poufne informacje, zdecydowanie warto wypróbować pokój danych. Wyciek danych z wirtualnego pokoju danych jest praktycznie niemożliwy.

Ale oprócz zapewnienia pełnego bezpieczeństwa, wirtualny pokój danych zmniejszy również czas i pieniądze, które Twój zespół wydaje na zarządzanie plikami, aktualizowanie dokumentów, drukowanie nowych wersji, bindowanie, wysyłanie pocztą, organizowanie archiwów itp

Wirtualny pokój danych pomaga firmom zarządzać poufnymi dokumentami w projektach takich jak fuzje i przejęcia lub wyceny, ale także w rutynowej pracy. Ułatwia współpracę nie tylko wtedy, gdy w grę wchodzą dziesiątki zainteresowanych stron, setki dokumentów i poufne informacje, ale także wtedy, gdy musisz omówić dany plik z kilkoma osobami i nie chcesz, aby wersja robocza gdzieś wyciekła.

Możesz także użyć pokoju danych online, aby udostępniać bieżące pliki partnerom zewnętrznym i współpracownikom, kiedy chcesz mieć pewność, że wszyscy mają najnowsze wersje i kiedy chcesz wiedzieć, kto faktycznie przeczytał dokument, a kto nie.

Pokoje danych pomogą też Twojej firmie przygotować się na każde wydarzenie. Wszystkie pliki są bowiem uporządkowane i gotowe, a Ty nie poświęcisz więcej niż kilka minut na sprawdzenie, czy wszystko jest na swoim miejscu i czy należy zaktualizować którykolwiek dokumenty przed danym wydarzeniem lub strategicznym spotkaniem. Możesz od razu przejść do współpracy z podmiotami zewnętrznymi.

Jaka jest różnica między fizycznymi a wirtualnymi pokojami danych? 

Co to jest fizyczny pokój danych?

Fizyczny pokój danych to bezpieczne pomieszczenie, w którym przechowywane i wymieniane są poufne dokumenty, do którego dostęp mają tylko upoważnione osoby. 

Fizyczne pokoje danych są wykorzystywane w sytuacjach, w których wiele stron wymaga dostępu do wrażliwych danych. Umożliwiają one udostępnianie poufnych informacji podmiotom zewnętrznym w kontrolowany sposób. Te pokoje znajdują się zwykle w siedzibie firmy lub w siedzibie jej prawników. 

Typowe problemy fizycznych pokoi danych

• Są trudno dostępne. Aby móc przeglądać dokumenty podczas transakcji takich jak wycena podczas przejęcia lub podczas inwestycji w nieruchomość, zainteresowane strony muszą pojechać do miejsca, gdzie zlokalizowany jest pokój danych. Nie stanowi to problemu, jeśli muszą tylko przejechać z jednej strony miasta na drugą, problem pojawia się, gdy dzielą ich setki kilometrów lub nawet znajdują się w różnych krajach.

• Stwarzają dodatkową pracę i marnują czas. Inną trudnością, jaką stwarza udostępnianie dokumentów w fizycznych pokojach danych, jest fakt, że ich stworzenie zajmuje czas i wymaga dodatkowej pracy. Przestrzeń musi być przygotowana i zabezpieczona, a do przetransportowania i uporządkowania są duże ilości dokumentów. 

• Zajmują miejsce. Oprócz czasu potrzebnego na uporządkowanie, fizyczne dokumenty zajmują dużo miejsca.

• Są drogie. Nie musimy ci mówić, że cała ta praca, czas i przestrzeń poświęcona na tradycyjny pokój danych ma swoją cenę i że to firma, która go organizuje, za niego płaci.

Zalety wirtualnych pokojów danych

Widząc wymienione powyżej problemy tradycyjnych pokojów danych, prawdopodobnie już wiesz, jakie są zalety korzystania z nowoczesnych wirtualnych pokojów danych:

• zwiększona opłacalność
• większa wygoda
• oszczędność czasu
• większe bezpieczeństwo
• lepsza komunikacja

Przyjrzyjmy się bliżej każdej z tych zalet.

• Opłacalność. Nawet jeśli płacisz kilkaset złotych miesięcznie dostawcy pokoju danych online, Twoja firma zaoszczędzi pieniądze, przenosząc poufne informacje do świata cyfrowego. Tylko pomyśl o wszystkich kosztach, które znikną: 

1. konieczność wynajęcia bezpiecznego pokoju lub wykorzystania pokoju we własnej siedzibie jako pokoju danych, co uniemożliwi wykorzystanie go do innych celów
2. zapewnienie ochrony w celu ograniczenia dostępu do danych w pokoju, w tym zakup sprzętu i przeszkolenie personelu
3. drukowanie, organizowanie i transportowanie fizycznych dokumentów do pokoju danych
4. wynajem miejsca na archiwum do przechowywania dokumentów po zakończeniu transakcji biznesowych

• Wygoda. Dzięki wirtualnemu pokojowi danych każdy autoryzowany użytkownik ma znacznie łatwiejszy dostęp i wygodniejszą pracę z udostępnionymi plikami. Mogą to zrobić z własnego biura, domu, czy nawet samochodu. Wiele stron — potencjalni inwestorzy, potencjalni nabywcy, członkowie zarządu — wszyscy mogą zalogować się do wirtualnego pokoju danych w tym samym czasie i z dowolnego kraju i razem pracować przy użyciu narzędzi do współpracy. 

• Oszczędność czasu. Korzystając z internetowego pokoju rozdań, oszczędzasz czas. Po pierwsze, ponieważ większość dostawców pokojów danych umożliwia skonfigurowanie pokoju danych w zaledwie kilka minut. Po drugie, ani Ty, ani inne zainteresowane strony nie musicie nigdzie jechać. Możecie udostępniać dokumenty i pracować nad nimi ze swoich biurek, nie tracąc ani minuty na korki i podróże.

• Bezpieczeństwo. Kolejną zaletą wirtualnego repozytorium jest znacznie wyższy poziom bezpieczeństwa. To prawda, że ​​tradycyjny pokój danych jest środowiskiem kontrolowanym, ale jeśli strona z fizycznego pliku zniknie, nie można jej śledzić. Natomiast w wirtualnym pokoju danych możesz dokładnie śledzić, kto przeglądał, pobierał i drukował które strony, z których dokumentów. 

Wirtualne pokoje danych umożliwiają również oznaczanie plików znakami wodnymi w celu bezpiecznego udostępniania, dzięki czemu jeśli którykolwiek z nich wycieknie, będziesz dokładnie wiedzieć, kto był źródłem przecieku. 

Ponadto podczas transportu fizyczne pliki mogą łatwo zostać zgubione, skradzione lub zniszczone. Większość wirtualnych pokojów danych zapewnia zaawansowane szyfrowanie plików zarówno kiedy są przechowywane na serwerze, jak i podczas przesyłania na urządzenie użytkownika. Dzięki czemu ​​są całkowicie zabezpieczone przed atakami hakerów.

Oprócz ochrony przed przestępcami online, Twoje poufne dane są również chronione przed innymi zagrożeniami. Pożary, powodzie, tornada, zamachy bombowe — serwery najlepszych dostawców pokojów danych online są zabezpieczone przed tymi zagrożeniami. 

• Lepsza komunikacja. Udostępniając dokumenty online, ułatwiasz wszystkim komunikację. Jeśli aktualizujesz istniejące dokumenty lub dodajesz nowe, nie musisz wysyłać dziesiątek e-maili ani obawiać się, że zostaną przeoczone. Użytkownicy VDRa zostaną powiadomieni o wszelkich zmianach i będą mogli łatwo uzyskać dostęp do właściwych wersji.

Korzystając z narzędzi do edycji i komentowania, administrator i użytkownicy mogą komunikować się bezpośrednio w dokumentach. Jest to znacznie szybsze i łatwiejsze od wymiany e-maili, rozmów telefonicznych czy wiadomości tekstowych.

Jaka jest różnica między przechowywaniem danych w chmurze a wirtualnym pokojem danych? 

Prawdopodobnie korzystałeś z bezpłatnych rozwiązań do przechowywania w chmurze, takich jak Dysk Google, Dropbox i WeTransfer. Mogą być one naprawdę świetnymi narzędziami do zdalnej współpracy. Ale czy komfortowe byłby dla Ciebie przechowywanie poufnych danych biznesowych na tych platformach?

Różnica między zwykłymi rozwiązaniami do przechowywania w chmurze a VDRami polega na tym, że te drugie zapewniają najwyższy możliwy poziom bezpieczeństwa. Chociaż całkowite wyeliminowanie błędów ludzkich lub usterek systemu z procesu nigdy nie jest możliwe, VDRy są zaprojektowane (i stale aktualizowane) w celu zagwarantowania bezpiecznego dostępu autoryzowanym użytkownikom i uniemożliwienia dostępu do danych wszystkim innym osobom. 

Funkcje bezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie danych podczas przesyłania i przechowywania, dwuetapowa autoryzacja, szczegółowe uprawnienia użytkowników, automatyczne wygaśnięcie, redakcja AI i zdalne niszczenie (to tylko część zabezpieczeń), sprawiają, że VDR jest najbezpieczniejszym sposobem udostępniania dokumentów online.

Kto korzysta z wirtualnych pokoi danych? 

Firmy każdej wielkości i ze wszystkich branż korzystają z usług dostawców wirtualnych pokojów danych. Jednak w poniższych branżach VDRy są naprawdę niezastąpione:

• technologia
• bankowość inwestycyjna i niepubliczny kapitał własny
• prawo
• nauki przyrodnicze

Zobaczmy dlaczego.

Technologia

Ochrona własności intelektualnej i tajemnic technicznych jest priorytetem dla firm technologicznych. W końcu ich działalność polega właśnie na nowych pomysłach i utrzymywaniu ich w tajemnicy wystarczająco długo, aby je opatentować i czerpać z nich korzyści.

Bankowość

Podczas przeprowadzania regularnych transakcji finansowych lub operacji bankowości inwestycyjnej bezpieczeństwo danych jest kluczowe. Banki muszą zapewnić bezpieczeństwo informacji i pieniędzy swoich klientów, podczas gdy bankierzy inwestycyjni i firmy zajmujące się inwestycjami kapitałowymi nie chcą dzielić się informacjami o rzeczach, w które inwestują swoje pieniądze.

Kancelarie prawne

Adwokaci często potrzebują dostępu do poufnych informacji o swoich klientach. Jednym z przykładów są wyceny, ale istnieje niezliczona ilość innych procesów prawnych, które wymagają udostępniania prawnikom zastrzeżonych dokumentów. VDRy to wygodny sposób na zrobienie tego, jednocześnie mając pewność, że nikt inny nie będzie miał dostępu do tych informacji.

Nauki przyrodnicze

Podobnie jak firmy technologiczne, firmy z branży nauk przyrodniczych zajmują się odkrywaniem nowych informacji i rozwiązań oraz utrzymywaniem ich w tajemnicy. 

7 najpopularniejszych przykładów użycia pokojów danych

Widzieliśmy więc, które branże naprawdę nie mogą obejść się bez wirtualnych pokojów danych. Przyjrzyjmy się teraz najczęstszym przypadkom korzystania z usług dostawców VDRów.

Fuzje i przejęcia

Podczas procesów fuzji i przejęć należy przeanalizować, opracować, zredagować i uzgodnić setki dokumentów. Od wyceny do podpisania umowy firmy objęte fuzją lub przejmowane wykorzystują VDRy do udostępniania i pracy nad wrażliwymi dokumentami oraz dbania o ich poufność.

Audyty

Kiedy firma jest poddawana audytowi, zapewnia audytorowi dostęp do poufnych dokumentów, takich jak sprawozdania finansowe, wyciągi bankowe i deklaracje podatkowe. Jeśli audytorzy nie pracują bezpośrednio w siedzibie firmy, najbezpieczniejszym i najłatwiejszym sposobem udostępnienia im tych danych jest użycie VDRa.

Pierwsza oferta publiczna

Pierwsza oferta publiczna polega na dostarczaniu potencjalnym inwestorom wielu informacji na temat firmy, aby mogli dokonać wyceny przed zainwestowaniem. Część z tych informacji często najlepiej utrzymać w tajemnicy przed konkurencją. Korzystanie z VDRa to umożliwia, jednocześnie dając potencjalnym inwestorom dostęp i możliwość przeglądania wymaganych przez nich danych.

Pozyskiwanie funduszy

Przekonanie ludzi do zainwestowania lub przekazywania darowizn na rzecz firmy wymaga okazania im dokumentów, którymi niekoniecznie chcesz się dzielić z innymi podmiotami. Dzięki VDR możesz mieć pewność, że tylko uprawnione osoby mają dostęp do Twoich danych. Unikasz również marnowania czasu na wysyłanie wielu e-maili. Wystarczy stworzyć wirtualny pokój danych, przesłać dokumenty i przyznać dostęp potencjalnym inwestorom. 

Partnerstwa strategiczne

Praca razem z osobami z innej organizacji może być stresująca i czasochłonna. Nie dlatego, że Twoi partnerzy są nieprzyjemni, ale dlatego, że administratorzy muszą poświęcać wiele czasu na zbieranie i udostępnianie danych. VDRy ułatwiają nawigację po partnerstwach strategicznych, zapewniając bezpieczną przestrzeń do współpracy z partnerami zewnętrznymi.

Zarządzanie własnością intelektualną

Zarządzanie własnością intelektualną klientów polega na zachowaniu jej ścisłej prywatności. Musisz jednak udostępnić ją prawnikom i urzędnikom państwowy. Wirtualny pokój danych pozwala to zrobić z łatwością, przy jednoczesnym zachowaniu całkowitego bezpieczeństwa.

Bezpieczne udostępnianie dokumentów

Niezależnie od tego, czy chodzi o własność intelektualną, transakcje finansowe, informacje dotyczące wyceny i czy dane udostępniasz prawnikom, partnerom zewnętrznym, potencjalnym nabywcom, urzędnikom państwowym, inwestorom lub innym osobom. VDRy będą bardzo przydatne w każdej sytuacji, w której musisz bezpiecznie wymieniać dokumenty.

Jakie są zalety wirtualnych pokoi danych? 

Firmy korzystające z VDRów zyskują:

• możliwość bezpiecznego udostępniania i przechowywania dokumentów
• sposób na łatwiejszą współpracę
• czas poświęcany na czynności administracyjne
• większą kontrolę nad działaniami użytkowników
• większą wygodę użytkowania

Przyjrzyjmy się bliżej każdej z tych korzyści.

Większe bezpieczeństwo i ochrona danych

Szczegółowe uprawnienia użytkowników, redagowanie danych, szyfrowanie, autoryzacja dwuskładnikowa i inne funkcje bezpieczeństwa zapewniają bezpieczeństwo Twoich danych.

Łatwiejsza współpraca

Natychmiastowy dostęp z dowolnego miejsca, powiadomienia, możliwość edycji i komentowania umożliwiają użytkownikom łatwą współpracę w VDR. 

Szybsze przeprowadzanie transakcji

Ponieważ konfiguracja VDRa, przesyłanie dokumentów i zapraszanie użytkowników jest proste, a użytkownicy mają łatwy dostęp, VDRy umożliwiają firmom szybsze przeprowadzanie transakcji.

Zwiększona kontrola nad użytkownikami i dokumentami

Funkcje VDR, takie jak redakcja danych, analiza i raportowanie oraz szczegółowe, odwoływalne uprawnienia zapewniają administratorom pełną kontrolę nad tym, kto może uzyskać dostęp do konkretnych informacji. 

Większa wygoda

Interesariusze mogą uzyskać dostęp do informacji za pomocą kilku kliknięć, komunikacja zarządu dotycząca ważnych dokumentów jest łatwiejsza, a sekretarki nie muszą wysyłać e-mailem setek plików do dziesiątek osób. VDRy są znacznie wygodniejszym sposobem udostępniania dokumentów niż jakiekolwiek fizyczne lub wirtualne alternatywy.

Podsumowanie

Jeśli udało Ci się przeczytać całą tę stronę, znasz już dokładnie odpowiedź na pytanie postawione w tytule, czyli: czym jest wirtualny pokój danych? Jeśli jednak czytasz tylko podsumowanie — oto ono. W skrócie oto co musisz wiedzieć. VDRy:

• są bezpiecznymi platformami internetowymi do udostępniania i przechowywania dokumentów,
• mogą, ale nie muszą wymagać zainstalowania oprogramowania
• działają na różnych urządzeniach i systemach operacyjnych
• przechowują dane klientów na swoich serwerach
• pozwalają na przechowywanie nieograniczonej ilości danych
• posiadają wiele zalet, które stawiają je przed fizycznymi pokojami danych i przechowywaniem danych w chmurze
• są wykorzystywane przez różne firmy
• są szczególnie ważne przy fuzjach i przejęciach, audytach, pozyskiwaniu funduszy i zarządzaniu prawami własności intelektualnej
• pozwalają firmom zaoszczędzić czas, pieniądze i wysiłek

Teraz, jeśli chcesz wybrać wirtualny pokój danych, z którym Twoja firma będzie pracowała, zajrzyj tutaj po pomoc w znalezieniu najlepszego dostawcy wirtualnego pokoju danych.

Category

Blog